Microsoft 365 und Exchange im CRM verbinden.

Gemeint ist dasselbe Produkt. Microsoft hat die Office-365-Pläne für die meisten Kundengruppen in Microsoft 365 umbenannt, einzelne Enterprise-Pläne tragen den Namen Office 365 bis heute. Wenn Sie also eine Office-365-Anbindung für Ihr CRM suchen, ist die Integration „Microsoft 365 / Exchange“ in [x]vtiger genau das. Das Modul deckt beide Welten ab: Cloud-Postfächer aus Microsoft 365 beziehungsweise Office 365 und einen Exchange Server, der bei Ihnen im Haus steht.

Für die Einrichtung macht der Name keinen Unterschied. Entscheidend ist nur, ob Ihr Postfach in der Microsoft-Cloud liegt oder auf einem eigenen Exchange Server. Diese Auswahl trifft der Administrator einmal unter „Dienst“, alles Weitere läuft identisch ab.

Abgeglichen werden vier Bereiche: Kontakte, Termine, Aufgaben und E-Mails. Der Administrator schaltet jeden Bereich einzeln frei, danach entscheidet jeder Benutzer für sein eigenes Postfach, welche der freigegebenen Bereiche er tatsächlich nutzen möchte. Ein Vertriebsmitarbeiter kann also Kontakte und Termine abgleichen lassen, Aufgaben aber in Outlook belassen.

Der Abgleich arbeitet auf echten CRM-Datensätzen, nicht auf einer Kopie. Ein Termin, den Sie in Outlook verschieben, steht anschließend im CRM-Kalender an der neuen Stelle – und umgekehrt. Jeder Durchlauf wird protokolliert: Sie sehen je Bereich, wie viele Datensätze empfangen, gesendet, zugeordnet oder als Konflikt erkannt wurden.

Ja. Unter „Dienst“ lässt sich statt Microsoft 365 (Cloud) auch Exchange Server (lokal) wählen. Die Verbindung läuft dann über EWS, die Exchange Web Services, und der Administrator trägt den EWS-Endpunkt Ihres Servers ein, zum Beispiel https://mail.firma.de/EWS/Exchange.asmx. Damit bleibt der gesamte Datenverkehr zwischen Ihrem CRM und Ihrem Mailserver in Ihrer eigenen Infrastruktur.

Umgekehrt gilt das nicht: Microsoft 365 kann nicht über EWS angebunden werden. Cloud-Postfächer laufen ausschließlich über die Microsoft-Graph-Schnittstelle. Mischbetrieb ist möglich, aber der Dienst wird pro Installation festgelegt – wer Cloud- und lokale Postfächer parallel betreibt, bespricht das am besten vorab mit uns.

Die Richtung wird je Bereich eingestellt, und es stehen drei Optionen zur Wahl. „Beide Richtungen“ gleicht Änderungen in beide Systeme ab. „Nur Microsoft 365 / Exchange → CRM“ macht das Postfach führend, das CRM schreibt dann nichts zurück. „Nur CRM → Microsoft 365 / Exchange“ dreht das um: Gepflegt wird im CRM, das Postfach wird nur beliefert.

Synchronisiert werden immer die Datensätze, die dem jeweiligen Benutzer gehören; der Zugriff auf das Postfach ist delegiert und erfolgt in seinem Namen. Das hat einen praktischen Grund: Niemand bekommt über den Abgleich Daten zu sehen, die er im CRM ohnehin nicht sehen dürfte. Die Rechteverwaltung von [x]vtiger bleibt damit die einzige Instanz, die über Sichtbarkeit entscheidet.

Dafür gibt es drei Konfliktregeln, einstellbar je Bereich. „Neuere Änderung gewinnt“ ist die Vorgabe und übernimmt die jüngere der beiden Fassungen. „Microsoft 365 / Exchange gewinnt“ lässt immer die Fassung aus dem Postfach gewinnen, unabhängig vom Zeitpunkt. „CRM gewinnt“ dreht das um und behält immer den CRM-Stand.

Zusätzlich kann jeder Benutzer für sein eigenes Postfach „Benutzer entscheidet (Konflikte-Tab)“ wählen. Dann wird nichts automatisch überschrieben, sondern der Fall landet im Reiter „Konflikte“ und wartet auf eine Entscheidung.

Nachvollziehbar bleibt in jedem Fall alles. Der Konflikte-Reiter listet die Konflikte der letzten 30 Tage, auch die automatisch entschiedenen. Je Zeile stehen Zeitpunkt, Bereich, der betroffene Datensatz und die getroffene Entscheidung im Klartext, also „[x]vtiger-Fassung behalten (Änderung aus Microsoft 365 / Exchange verworfen)“ oder „Fassung aus Microsoft 365 / Exchange übernommen ([x]vtiger-Änderungen überschrieben)“. Der Datensatz ist direkt verlinkt, sodass sich die übernommene Fassung sofort prüfen lässt.

Nein. Löschungen werden bewusst nicht übertragen. Wenn ein Kontakt auf einer Seite verschwindet, wird lediglich die Zuordnung zwischen beiden Datensätzen verworfen und dieser Vorgang protokolliert. Der Datensatz auf der anderen Seite bleibt erhalten.

Das ist eine Entscheidung gegen Datenverlust. Ein versehentlich in Outlook gelöschter Kontakt würde sonst stillschweigend auch die gepflegte CRM-Historie mitnehmen – Angebote, Tickets und Projekte inklusive. Aufräumen bleibt deshalb eine bewusste Handlung im jeweiligen System.

Nein. Jeder Benutzer verbindet sein eigenes Postfach selbst, indem er sich mit seinem Microsoft-Konto anmeldet. Im CRM erscheint danach unter „Verbundenes Postfach“, welche Adresse verbunden ist, seit wann die Verbindung besteht und welchen Status sie hat. Über „Abmelden / Verbindung trennen“ lässt sie sich jederzeit wieder lösen.

Der Administrator steuert nur den Rahmen: Er gibt frei, ob der Punkt „Microsoft 365“ in den Benutzerprofilen überhaupt erscheint, welche Bereiche abgeglichen werden dürfen und welche Konfliktregel als Vorgabe gilt. Solange die Freigabe deaktiviert ist, können ausschließlich Administratoren Postfächer verbinden.

Nein. Für Cloud-Postfächer betreiben wir einen Lizenz- und Token-Dienst, der die Anmeldung mit Microsoft und die Lizenzprüfung abwickelt. Über diesen Dienst laufen ausschließlich diese Anmelde- und Lizenzvorgänge. Mails, Termine und Kontakte laufen nie darüber – sie werden direkt zwischen Ihrem CRM und Microsoft ausgetauscht.

Bei einem lokalen Exchange Server entfällt der Dienst vollständig: Die EWS-Verbindung besteht ausschließlich zwischen Ihrer CRM-Installation und Ihrem Mailserver. Wie wir mit Ihren Daten umgehen, steht in unseren Datenschutzhinweisen; die Auftragsverarbeitung regeln wir nach Art. 28 DSGVO vertraglich.

Nichts zusätzlich. Die Integration ist in jedem [x]vtiger Tarif enthalten – in Starter genauso wie in Pro und Business. Sie wird gesondert lizenziert und ist deshalb kein Modul, das Sie einzeln buchen oder nach Tarifstufe freischalten müssten.

Was Sie mitbringen müssen, ist eine eigene Microsoft-365-Lizenz beziehungsweise ein eigener Exchange Server. Die Integration verbindet Ihr CRM mit Ihrem Postfach, sie ersetzt es nicht.

Nein. Die Microsoft-365-Integration gehört nicht zu den 14 Modulen des MX Connectors, sondern ist fester Bestandteil von [x]vtiger. Sie ist damit auch der deutlichste Unterschied zu einer Standardinstallation von vtiger CRM Open Source: Dort steht sie nicht zur Verfügung.

Der MX Connector bleibt davon unberührt. Wer ihn nutzt, behält sein Modulangebot und bekommt die Microsoft-Anbindung zusätzlich. Wer ihn nicht nutzt, kann die Integration trotzdem einsetzen.