Das CRM wechseln. Die Kundenbeziehungen behalten.

Ein Wechsel beginnt mit einem ehrlichen Blick auf das bisherige System. Welche Daten werden täglich genutzt, welche Felder existieren nur aus historischen Gründen und welche Arbeitsschritte laufen außerhalb des CRM? Ein Export allein beantwortet diese Fragen nicht. Kontakte, Organisationen, Aktivitäten und Anhänge haben Beziehungen, die auch im neuen System verständlich bleiben müssen. Dazu kommen Verantwortlichkeiten: Wer prüft die Daten fachlich, wer entscheidet über offene Sonderfälle und wer kann die neue Arbeitsweise testen?

Erst wenn diese Punkte sichtbar sind, lässt sich ein sinnvoller Umfang festlegen. Manche Teams starten mit einem begrenzten Bereich, andere brauchen einen abgestimmten Stichtag für mehrere Abteilungen. Beide Varianten erfordern eine klare Planung der Datenübernahme und Kommunikation im Team.

In der Bestandsaufnahme erfassen wir wichtige Module, Datenquellen, Pflichtfelder und Integrationen. Daraus entsteht eine Zuordnung für [x]vtiger. Ein Testimport mit repräsentativen Datensätzen zeigt, ob Beziehungen erhalten bleiben und die Ansichten für die Fachabteilungen verständlich sind. Die Prüfung sollte nicht nur eine Datensatzanzahl vergleichen: Entscheidend ist, ob ein realer Kundenfall mit seinen Kontakten, Aktivitäten und nächsten Aufgaben vollständig nachvollzogen werden kann.

Auffälligkeiten werden vor dem produktiven Wechsel besprochen. Das kann Dubletten betreffen, alte Statuswerte oder Felder ohne eindeutige Bedeutung. Gleichzeitig überlegen wir, welche Abläufe im neuen CRM vereinfacht werden können. So übernimmt das Team nicht automatisch jede Schwäche des alten Systems.

Eine neue Oberfläche ist erst dann hilfreich, wenn die Mitarbeitenden ihre häufigsten Aufgaben sicher erledigen können. Wir planen daher typische Fälle für die Einführung: Anfrage aufnehmen, Zuständigkeit festlegen, Informationen ergänzen und Vorgänge wiederfinden. Die ersten Rückmeldungen aus dem Alltag zeigen, ob Ansichten oder Felder angepasst werden sollten. Wenn Sie aus vtiger CRM kommen, betrachten wir dafür auch die vorhandenen Erweiterungen und den MX Connector. Ein persönliches Gespräch klärt den tatsächlichen Aufwand besser als eine pauschale Wechselzusage.